Kotak untuk menyimpan dokumen dan kertas

2024 Pengarang: Sierra Becker | [email protected]. Terakhir diubah: 2024-02-26 05:22

Pesanan dokumen penting untuk hasil kerja yang optimal dan cepat. Ini memungkinkan Anda untuk dengan cepat menemukan kertas yang diperlukan, serta melindunginya dari pengaruh faktor eksternal. Untuk memastikan sistematisasi dan keamanan dokumen, Anda perlu mengetahui cara mengarsipkannya dengan benar dan sarana apa yang diperlukan untuk ini.

Pengarsipan dokumen

Setiap bidang kehidupan manusia sejak lahir hingga hari terakhir disertai dengan dokumen. Mereka dapat memiliki kepentingan, nilai, durasi penyimpanan yang berbeda. Tetapi fakta bahwa sebagian besar dari mereka harus disimpan dalam kondisi yang tepat untuk waktu tertentu adalah fakta. Untuk memastikan penghematan kertas untuk waktu yang lama, gunakan kotak untuk menyimpan dokumen. Hari ini, mereka dapat dibeli secara bebas atau dibuat dengan tangan.

Relevansi penyimpanan kertas

Selalu ada kebutuhan untuk menyimpan dokumen asli dan salinan.

• Kecil, sedang danperusahaan besar, di instansi pemerintah, pengarsipan adalah persyaratan hukum.
• Di kantor, terutama di HR, akuntansi, perusahaan perdagangan, ini memungkinkan Anda untuk mengoptimalkan proses kerja, membongkar area kerja dan memastikan kelangsungan fungsi baik untuk karyawan baru maupun yang sudah ada.
• Di rumah, ini memastikan ketertiban dan kemampuan untuk menemukan surat-surat yang diperlukan pada waktu yang tepat, termasuk dalam keadaan darurat.

Aksesoris pengarsipan

Kotak penyimpanan dokumen paling sering digunakan untuk menghemat kertas. Hari ini, kosong untuk mereka tersedia untuk penjualan gratis. Sebagai aturan, mereka disediakan untuk kertas A4. Tapi ada ukuran lain juga. Beberapa produsen menawarkan kepada konsumen kotak kertas khusus di mana beberapa kotak kertas dapat disimpan. Mereka dijual belum dirakit, dan instruksi sederhana memudahkan pembeli mana pun untuk merakitnya. Penggunaan kotak semacam itu memungkinkan Anda untuk menyingkirkan kertas bisnis yang tidak perlu, dan jika perlu, dengan cepat menemukan dokumen yang tepat. Format kotak yang dipilih dengan benar memungkinkan Anda untuk secara optimal menyelesaikan masalah ruang dan menyimpan bahan berharga untuk waktu yang lama. Dan penataan yang jelas dari dokumen asli dan salinan terkadang meningkatkan kecepatan tugas oleh karyawan.

Menyimpan dokumen di kantor

Kotak karton adalah pilihan terbaik untuk melindungi kertas dari elemen di tempat kerja.penyimpanan dokumen. Untuk menggunakannya, perlu untuk mendistribusikan materi ke dalam kelompok berdasarkan subjek dan mengumpulkannya baik dalam jumlah besar, atau dalam file terpisah, atau dalam folder, folder, atau jenis lainnya. Dan kemudian mengambil kotak sesuai dengan dimensi yang dibutuhkan. Mereka tidak mahal, sehingga Anda dapat membeli jumlah yang Anda butuhkan. Kotak dicirikan oleh kelapangan, daya tahan, dan keramahan lingkungan. Slot tangan memudahkan untuk mengambil dan membawanya, sementara tutupnya (berengsel atau dapat dilepas) mencegah debu keluar. Di luar di karton Anda dapat menandatangani jenis dokumen. Biasanya, kotak penyimpanan kantor dijual dalam keadaan belum dirakit dengan instruksi grafis tercetak, sehingga dapat dengan mudah dirakit dan dibongkar dan, jika perlu, disembunyikan di tempat terpencil.

Pengiriman dokumen untuk tabungan jangka panjang

Tidak ada satu pun instansi pemerintah atau perusahaan swasta yang menjalankan bisnis serius dapat melakukannya tanpa pengarsipan dokumen. Administrasi, pajak, kepegawaian, akuntansi, dan dokumentasi lainnya memiliki periode penyimpanan yang berbeda, yang diatur oleh daftar No. 578. Ini adalah prosedur wajib, yang sering memberikan periode penyimpanan yang cukup lama (hingga 75 tahun). Dalam hal ini, semua kertas disortir, dimasukkan ke dalam kotak dan diserahkan ke tempat yang disediakan untuk tujuan ini. Ada persyaratan khusus untuk kotak dalam hal ini: mereka harus terbuat dari karton yang tahan lama (idealnya, jika memenuhi persyaratan GOST, maka mereka juga memilikiserupa dengan masa garansi yang ditentukan). Dalam hal ini, lebih baik menggunakan kotak arsip untuk menyimpan dokumen dan kotak kardus. Yang terakhir adalah wadah untuk beberapa wadah kertas. Mereka memiliki string karena dimaksudkan untuk penyimpanan jangka panjang.

Untuk kenyamanan, Anda juga dapat mengambil kotak untuk penyimpanan material secara vertikal dan horizontal. Perlu diperhatikan juga bahwa ada perusahaan swasta yang siap membuat wadah untuk kertas sesuai dengan ukuran yang diberikan oleh pelanggan.

Arsip rumah

Setiap orang dewasa harus khawatir menyimpan surat-surat penting di dalam dinding rumah mereka. Lagi pula, sangat sering Anda harus memberikan dokumen yang mengkonfirmasi identitas Anda, pendidikan, kepemilikan properti, dll. Untuk menghindari pengeluaran keuangan yang tidak perlu dan untuk dapat menggunakan hak Anda, Anda harus menyimpan kartu garansi untuk peralatan rumah tangga, manual untuknya. operasi, kuitansi pembelian. Dokumen mungkin sangat dibutuhkan dalam keadaan darurat: jika terjadi keberangkatan mendadak, kebakaran, bencana alam, evakuasi penduduk…

Asli dan salinan surat berharga harus berada di satu tempat, tersembunyi dari pengintaian, disortir dan dilindungi dari faktor eksternal. Ada baiknya jika kotak untuk menyimpan dokumen di rumah disiapkan untuk tujuan ini. Itu dapat dibeli, dibuat dengan membeli karton kosong di toko dengan harga murah, atau Anda dapat menyesuaikan kotak yang tidak perlu. Jika tidak diarsipkanasli, pencarian menyakitkan mereka akan dipastikan, dan pemulihan jika hilang akan membutuhkan banyak waktu, keuangan, dan yang paling penting, saraf.

Organisasi nilai rumah

Untuk membeli kotak untuk menyimpan kertas dan dokumen atau membuatnya sendiri, Anda perlu membongkar semua bahan dan mengelompokkannya, misalnya:

• dokumen pribadi;
• makalah yang menunjukkan kepemilikan;
• perjanjian pinjaman, pembayaran atas transaksi;
• makalah tentang status kesehatan anggota keluarga, pemeriksaan yang lulus, pendapat dokter;
• bahan konfirmasi pembayaran barang, kartu garansi, dll.

Perlu memperhitungkan masa berlaku surat berharga, karena beberapa di antaranya mungkin tidak relevan pada saat analisis.

Tips distribusi bahan

Ukuran asli dan salinan mungkin berbeda, jadi kotak arsip juga dapat dibuat sesuai. Dalam hal ini, dokumen asli dapat diurutkan:

• urutkan kepentingannya;
• berdasarkan ukuran;
• menurut periode relevansi;
• berdasarkan jenis (kantor, rumah…);
• pada acara.

Sistematisasi seperti itu akan menghemat waktu mencari kertas yang tepat dan melindunginya dari anak-anak, orang asing, dan faktor eksternal.

kotak penyimpanan DIY

Perbedaan utama antara perlengkapan keluarga dan kantor adalah ukurannya: di tempat kerjaini biasanya A4, sedangkan di rumah kertasnya sangat berbeda. Karena itu, Anda dapat membuat kotak untuk menyimpan dokumen dengan tangan Anda sendiri. Ada beberapa pilihan:

1. Anda dapat membeli blanko di departemen rumah tangga mana pun di supermarket dan, mengikuti instruksi, merakitnya.
2. Jika Anda membutuhkan kotak berukuran kecil, maka Anda perlu mengambil gambarnya, mengunduhnya, memindahkannya ke karton dan merekatkannya. Jika dimensi yang ditentukan tidak sesuai dengan pengguna, Anda dapat mentransfer gambar ke kertas, sambil mengurangi dimensi benda kerja beberapa kali.
3. Pilihan termudah adalah mengambil kotak apa pun yang tidak Anda butuhkan dan menyimpannya di tempat penyimpanan aslinya.
4. Buat sesuai gambar Anda sendiri. Jadi, misalnya, untuk membuat kotak untuk dokumen pribadi (paspor, akta kelahiran, hak, ijazah pendidikan), Anda perlu mengambil 2 lembar kertas kuat (kardus), potong persegi dengan ukuran yang diperlukan dari masing-masing, tambahkan 1,5 cm tambahan ke satu (untuk tutupnya). Kemudian lipat setiap lembar menjadi dua dan sepanjang diagonal yang berbeda. Harus ada 3 baris total. Selanjutnya, sudut-sudutnya harus ditekuk ke tengah, dan kemudian setiap sisi harus dilipat sehingga ujungnya melewati bagian tengah lembaran. Langkah terakhir adalah merakit kotak kertas di sepanjang garis yang ada dan merekatkan sisi-sisinya.

Pada saat yang sama, kotak apa pun dapat didekorasi agar sesuai dengan warna interior menggunakan kertas berwarna, lem, gunting. "Vault" yang diisi harus dijauhkan dari sinar matahari langsung, kelembapan, dan anak-anak.

Dokumen adalah sahabat hidup manusia. Anda dapat memastikan keamanannya dengan bantuan kotak untuk menyimpan dokumen dalam arsip, dan jika situasi keuangan tidak memungkinkan, maka Anda dapat membuatnya sendiri menggunakan bahan improvisasi. Dan kemudian suasana tenang di tempat kerja dan di rumah disediakan.